Privacy beleid


Turnfotos.nl is een website gemaakt door Sebastiaan Aarts. Ik ben een hobby fotograaf zonder inschrijving bij de Kamer van Koophandel. Desondanks werk ik zoveel mogelijk als een professionele fotograaf. Ik respecteer de privacy van alle afgebeelde personen en van de gebruikers van de website. Ik draag er zorg voor dat persoonlijke informatie vertrouwelijk wordt behandeld.

Vanaf 2019 wordt bij het verwerken van persoonsgegevens rekening gehouden met de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). Sindsdien worden er alleen nog maar foto’s gemaakt, gepubliceerd en verstuurd van sporters die hiervoor toestemming hebben gegeven. Wanneer bij sporters zichtbaar is dat ze wel of niet toestemming geven om gefotografeerd te worden, dan houd ik daar tijdens fotograferen al zo veel mogelijk rekening mee. Wanneer dat niet zichtbaar is, dan houd ik daar rekening mee tijdens het verwerken van de foto’s.

Ik doe er alles aan om te voorkomen dat een foto zichtbaar of verstuurd wordt wanneer daar geen toestemming voor is ontvangen. Bij het beschikbaar stellen van foto’s aan de organisatie van een evenement is die organisatie zelf verantwoordelijk. Daarom zal ik alleen foto’s beschikbaar stellen aan organisaties die zelf ook een privacy beleid hebben.

Het geven van toestemming kan via het Toestemmingsformulier persoonsgegevens. Deze toestemming kan op ieder moment gewijzigd worden door een nieuw formulier in te vullen en een kopie of foto daarvan op te sturen naar sebastiaan@turnfotos.nl. Daarnaast kan toestemming worden gegeven via de organisatie van een wedstrijd of evenement. Deze organisatie dient mij dan vooraf te informeren welke sporters toestemming hebben gegeven en welke niet. Tevens dient deze organisatie mij te informeren wanneer sporters hun toestemming wijzigen. Zodra ik deze informatie ontvang zal ik zo snel mogelijk deze informatie aanpassen in mijn eigen systeem.

Voor 2019 werkte ik nog niet met toestemmingen. Door gebrek aan contact informatie van de toen afgebeelde personen is het niet mogelijk iedereen om toestemming te vragen. Ik ga echter ook voor deze foto’s zorgvuldig om met de belangen van afgebeelde personen. Mocht iemand desondanks bezwaar hebben tegen het publiceren van een bepaalde foto, dan zal deze op diens verzoek zo snel mogelijk worden verwijderd. Er kan ook verzocht worden om helemaal geen foto's van een bepaalde persoon te publiceren. Dergelijke verzoeken kunnen gestuurd worden naar sebastiaan@turnfotos.nl.

In de onderstaande tekst beschrijf ik welke specifieke doelen ik probeer te bereiken, welke activiteiten ik daarvoor uitvoer en welke persoonsgegevens ik daarbij verwerk.

Doel: Foto's beschikbaar stellen aan de deelnemers en organisatie

De oefeningen die uitgevoerd worden bij turn wedstrijden en evenementen zijn vaak prachtig om te zien en om trots op te zijn als deelnemer. Daarom maak ik deze foto's met zeer goede apparatuur zodat de deelnemers na een wedstrijd terug kunnen kijken op de oefeningen met foto's van hoge kwaliteit. Daarnaast willen de organisatoren van wedstrijden en evenementen graag de foto's zodat zij hun evenement voor de volgende keer kunnen promoten. Om dit doel te bereiken voer ik de volgende activiteiten uit.

Activiteit: Foto's maken

Tijdens gymnastiek wedstrijden en evenementen maak ik regelmatig foto's. Op deze foto's zijn individuele turners en turnsters herkenbaar in beeld. Daardoor worden deze foto's ook gezien als persoonsgegevens en is de wet Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) van toepassing.

Wanneer bij sporters zichtbaar is dat ze wel of niet toestemming geven om gefotografeerd te worden, dan houd ik daar tijdens fotograferen al zo veel mogelijk rekening mee. Wanneer dat niet zichtbaar is, dan houd ik daar rekening mee tijdens het verwerken van de foto’s. Als iemand gefotografeerd is die geen toestemming heeft gegeven dan zal die foto verwijderd worden. Dit zal vaak pas opgemerkt worden wanneer ik de foto’s probeer te herkennen. Op dat moment zijn de foto’s nog in verwerking en dus nog niet gepubliceerd of verstuurd.

Mocht ik een foto niet kunnen herkennen dan zal op de website een voorbeeld foto te zien zijn met het verzoek aan bezoekers om de sporter te herkennen en dat aan mij kenbaar te maken. Deze foto zal met grote zorg geselecteerd worden om de belangen van de sporter zoveel mogelijk te respecteren.

Activiteit: Herkennen van foto's

Het herkennen van foto’s wordt volledig met de hand gedaan. Hierbij gebruik ik rugnummers, startnummers, tijdschema’s en foto’s van projectieschermen met informatie over de sporters op de vloer, et cetera. Tevens gebruik ik foto’s van andere wedstrijden om sporters te herkennen. Er worden geen automatische technieken toegepast om sporters te herkennen.

Activiteit: Beschikbaar stellen van foto's op mijn website

Op mijn website zijn alle gemaakte foto's terug te vinden in de foto gallerij in de vorm van lijsten met namen van de sporters die op de foto's zijn afgebeeld. De foto's zelf zijn daarbij niet zichtbaar. Daarnaast zijn er enkele foto's direct zichtbaar op mijn website om een indruk te geven van de foto stijl en kwaliteit. Vanaf 2019 worden alleen nog maar foto’s zichtbaar gemaakt van sporters die daarvoor toestemming hebben gegeven.

Activiteit: Beschikbaar stellen van foto's aan de organisatie van een wedstrijd

Op verzoek van de organisatie van een wedstrijd stel ik mijn foto's beschikbaar aan die organisatie. Ik geef alleen foto's aan organisaties die zelf ook een privacy beleid hebben. Deze organisaties dienen zelf te zorgen voor de juiste rechtvaardiging voor het gebruik van mijn foto's. Voorbeelden van organisaties zijn:

Activiteit: Beschikbaar stellen van foto's op mijn Facebook pagina

Wanneer een serie foto’s verwerkt is en beschikbaar gesteld wordt voor bestellingen, dan zal ik dit ook via Facebook melden. Hierbij laat ik dezelfde foto’s zien die ook gebruikt worden om een indruk te geven van de foto stijl en kwaliteit op de website zelf.

Vanaf 2019 worden alleen nog maar foto’s op Facebook geplaatst waarvoor expliciet toestemming is verleend door de sporter. Dit is nu ook een aparte keuze op het Toestemmingsformulier persoonsgegevens. Wanneer de toestemming is verkregen via een organisatie dan moet die organisatie dit ook duidelijk vermeld hebben bij het verkrijgen van die toestemming.

Activiteit: Bestellen van foto's via email / WeTransfer

Bestellingen van foto’s wordt grotendeels automatisch afgehandeld door mijn zelf geschreven software. Voordat een bestelde foto verstuurd wordt, worden er eerst enkele controles uitgevoerd. Zo wordt er gecontroleerd of de sporter toestemming heeft gegeven voor het versturen van foto’s. Daarnaast wordt gecontroleerd of de besteller van foto’s een betrouwbare persoon is. Wanneer beide controles een positief resultaat geven wordt pas overgegaan op het daadwerkelijk versturen van de foto’s.

Wanneer een foto besteld wordt van een sporter die (nog) geen toestemming heeft gegeven, dan krijgt de besteller een bericht terug dat de sporter eerst toestemming moet verlenen voordat de foto besteld kan worden. In dit bericht zit ook een link naar het Toestemmingsformulier persoonsgegevens. Als de besteller de sporter is of direct kent dan kan de toestemming geregeld worden en kan daarna de bestelling opnieuw aangevraagd worden. Zo niet, dan is dit een bestelling waarvoor de website niet bedoeld is (bestelling door een onbekende van de sporter) en zal er geen foto worden verstuurd.

Wanneer een foto besteld wordt door een persoon die nog niet bekend is bij het systeem, dan zal eerst een handmatige controle uitgevoerd worden door mijzelf om te achterhalen of dit een legitieme bestelling is. Bij deze controle kan ik ook contact opnemen met de sporter zelf wanneer dat nodig is. Ik kan ook een bericht terugsturen naar de besteller om te bewijzen dat het een legitieme bestelling is. Zodra ik overtuigd ben dat het een legitieme bestelling is, dan zal deze verder automatisch worden uitgevoerd en is er geen verdere actie meer nodig. Als ik niet overtuigd ben dan komt de besteller op de zwarte lijst en worden alle volgende bestellingen automatisch genegeerd, zonder reactie naar de besteller. Mocht je het idee hebben per ongeluk en onterecht op de zwarte lijst te staan, neem dan contact op met sebastiaan@turnfotos.nl.

Opslag van foto's en andere persoonsgegevens

Alle foto's en andere persoonsgegevens staan op mijn prive computer en worden gebackuped op een USB harddisk. Deze computer en USB harddisk worden niet als server gebruikt en bieden geen toegang aan derden. Ik maak geen gebruik van cloud opslag of andere vormen van externe opslag. Enkele foto's zijn zichtbaar op mijn website en Facebook pagina om een indruk te geven van de foto's en bij mensen bekend te maken dat er nieuwe foto's beschikbaar zijn.

Persoonlijk profiel

Mijn website maakt op geen enkele manier gebruik van persoonlijke profielen en verzamelt ook geen informatie om persoonlijke profielen te maken. De website functioneert voor iedereen hetzelfde waarbij de gebruiker zelf de keuze heeft voor een taal. Zelfs deze keuze wordt niet opgeslagen in een profiel. De website maakt dus ook geen enkele automatisch keuze voor de gebruikers van de website.